In acht stappen naar een succesvolle AI-pilot

Samen beschrijven zij een achtstappenplan voor een succesvolle AI-pilotfase en benadrukken: begin klein en doelgericht. AI biedt veel mogelijkheden, maar bedenk welke usecases daadwerkelijk bijdragen aan de missie of meer werkgeluk. Laat je dus niet verleiden door de hype, maar wees kritisch en houd focus op de toepassingen die waardevol zijn voor de organisatie.

Er zijn organisaties met een terughoudende houding, die hun medewerkers geen toestemming geven om AI-tools zoals ChatGPT, Gemini of Copilot te gebruiken. Het is verstandiger om met elkaar regels af te spreken en medewerkers binnen een veilige omgeving de voordelen van AI te laten ontdekken.

Denk hierbij aan regels zoals:

• Voer geen vertrouwelijke gegevens in AI-tools;
• Gebruik AI als inspiratiebron, maar check altijd de bronnen;
• Laat AI-gegenereerde teksten eerst door een mens beoordelen voordat ze worden gebruikt;
• Gebruik geen AI-gegenereerd beeldmateriaal in externe communicatie.

Wacht niet op het perfecte beleid, maar begin. Experimenteer, leer, en stel gaandeweg richtlijnen op. AI wacht niet!

Stap 1: Stel een werkgroep samen

De eerste stap is cruciaal: stel een multidisciplinair team samen van AI-enthousiastelingen. Zoek medewerkers die privé al met AI werken en dat ook in hun werk willen doen. Zij zorgen dat de rest van de organisatie meebeweegt in deze innovatieve richting.

Groepssamenstelling

Besteed aandacht aan de samenstelling van de groep. Denk onder andere aan een data-expert, een IT'er en een privacy officer met juridisch inzicht. Iemand die direct contact heeft met het MT/directie is ook belangrijk. En vergeet de eindgebruikers niet! Betrek twee tot drie collega’s die straks met AI aan de slag gaan, zoals fondsenwervers, communicatiemedewerkers en een collega van publieksservice.

Stap 2: Inventariseer de huidige situatie

Nu de werkgroep is samengesteld, is het tijd voor de volgende stap waarin een inventarisatie van de huidige situatie plaatsvindt om het vertrekpunt te bepalen.

Kennisniveau bepalen

Start met het bepalen in welke fase van AI-volwassenheid de organisatie zich bevindt; het vertrekpunt dus. Kijk hiervoor naar het ‘interne kennisniveau’: de mate waarin medewerkers nu met AI werken en op welke manier ze dat doen. Onderzoek welke technologie nu gebruikt wordt. Of er al AI-beleid is en zo ja, waar dit belegd is. Zet een enquête uit, voer persoonlijke gesprekken of laat een AI-expert een volwassenheidsscan doen.

Stap 3: Selecteer de usecases voor de AI-pilot

Een succesvolle AI-pilot begint met het formuleren van een helder overkoepelend doel voor het hele project.

Dit hoofddoel geeft richting aan de pilot en zorgt ervoor dat alle inspanningen bijdragen aan een bredere organisatiedoelstelling, zoals het ‘verhogen van donateursbetrokkenheid door gepersonaliseerde AI-gedreven campagnes’.

Usecases selecteren

Organiseer een brainstorm om drie tot vijf concrete usecases te selecteren om tijdens de AI-pilot op te pakken. Koppel meetbare subdoelen aan de usecases, die in lijn zijn met het overkoepelende projectdoel. In dit voorbeeld zou een concreet usecase kunnen zijn: 'personaliseren van campagnes,’ met als doelstelling het ‘Verhogen van donateursloyaliteitzzEnkele veelvoorkomende usecases zijn:

• Beantwoorden van vragen van donateurs of vrijwilligers;
• Ontwikkelen van persona’s;
• Schrijven van content;
• Opstellen van subsidieaanvragen;
• Voorspellen van fondsenwervingsresultaten.

Businesscase opstellen

Een businesscase mag uiteraard niet ontbreken. Zet de concrete voordelen van AI op papier en bepaal het benodigde budget en tijd voor het pilotproject.

Neem in het projectplan, naast de doelen, usecases en businesscase, ook andere belangrijke aspecten mee voor een verantwoorde pilot. Breng potentiële valkuilen in kaart, zoals privacy kwesties, ethische overwegingen en juridische dilemma's. Beschrijf hoe wordt omgegaan met de belangrijkste risico’s, bijvoorbeeld door te starten met usecases waarbij geen cruciale gegevens worden verwerkt of beslissingen worden genomen in samenwerking met AI.

Stap 4: Goedkeuring krijgen van stakeholders

Nu is het tijd om stakeholders aan boord te krijgen! Denk aan de directie, IT-afdeling en de juridische afdeling. Zij moeten allemaal overtuigd zijn van het belang van AI voor jullie organisatie.

Draagvlak creëren

Organiseer een inspirerende presentatie en laat zien hoe AI jullie organisatie kan helpen nog meer impact te maken. Neem hen mee in de aanpak en doelen van de AI-pilot en gebruik pakkende voorbeelden van andere non-profits die al succesvol met AI werken.

Benadruk de voordelen

Vertel hoe kunstmatige intelligentie processen kan stroomlijnen, kosten kan besparen en de donateursrelaties kan versterken, met als resultaat dat er meer inkomsten gerealiseerd kunnen worden. Maak duidelijk dat AI geen bedreiging is maar een kans, een middel om meer impact te maken. Betrek de stakeholders bij elke stap van het proces. Luister naar hun zorgen en neem ze serieus. Organiseer workshops en Q&A-sessies om iedereen mee te nemen in het AI-verhaal.

Stap 5: Vaardigheden ontwikkelen en experimenteren

De goedkeuring is binnen – tijd om aan de slag te gaan!

Iedereen dezelfde kennis

Dit is het moment waarop de werkgroep getraind moet worden. Ze moeten leren hoe ze effectief kunnen werken met AI-tools door het geven van de juiste opdrachten (prompten) en hoe je kan bouwen aan een AI-assistent zonder te hoeven coderen. Laat hen ook andere AI-modellen, zoals Claude of Gemini, ontdekken. En experimenteer met het maken van beeldmateriaal.

Werken aan usecases

Als de basiskennis op orde is, kan er gewerkt worden aan de gekozen usecases. Vorm duo’s en plan regelmatig een updatemoment in met de stakeholders om hen op de hoogte te houden van de voortgang en om nieuwe inzichten en aanpassingen te bespreken. Experimenteer met verschillende tools om de meest geschikte oplossingen voor de gekozen usecases te vinden.

Stap 6: Evalueren van de AI-pilot

De evaluatie is een belangrijke stap in deze pilotfase. Meet en vergelijk de resultaten van de AI-pilot met de nulmeting om te bepalen of de doelen zijn behaald. Heb je tijd bespaard, is de kwaliteit van het werk verbeterd of is er sprake van een toegenomen werkplezier? Zo ontstaat er een duidelijk beeld van de impact van AI.

Reflecteren is groeien

Neem de tijd om te reflecteren op het hele pilotproject. Bespreek als werkgroep wat goed werkte en wat verbeterd kan worden. Zijn er uitdagingen waar jullie tegenaan liepen? Door hier eerlijk over te zijn kun je het implementatieproces verder optimaliseren. Zo vergroot je de kans om AI succesvol te implementeren.

Successen moeten gevierd worden, sla dit dus niet over! Het succesvol uitvoeren van een AI-pilot is op zich een feestje waard, ongeacht de resultaten van het project.

Stap 7: Akkoord op uitrol door stakeholders

Met de resultaten in handen is het tijd om deze te presenteren aan de stakeholders. Dit is hét moment om ze te overtuigen van de toegevoegde waarde van AI voor de organisatie.

Wees transparant en overtuigend

Presenteer een plan van aanpak voor de verdere uitrol van AI, inclusief de benodigde middelen en een begroting. Wees transparant over zowel de successen als de uitdagingen die de werkgroep tijdens de pilot is tegengekomen. Eerlijkheid zorgt ervoor dat stakeholders vertrouwen hebben in het verdere proces en eerder bereid zijn een akkoord te geven en de benodigde middelen voor een bredere uitrol beschikbaar te stellen.

Stap 8: Opschalen en borgen

Na een akkoord van de stakeholders kan AI nu stapsgewijs binnen de organisatie uitgerold worden. Start klein bijvoorbeeld met één afdeling en bouw het gebruik van AI-tools geleidelijk op. Op die manier houd je het project beheersbaar en geef je medewerkers de tijd om AI-tools eigen te maken.

Borg de opgedane kennis en vaardigheden en stimuleer collega’s door trainingen aan te bieden en kennissessies te blijven organiseren. Stuur regelmatige updates per mail, hang posters op en bedenk meer manieren om AI hoog op de agenda van collega’s te houden.

Aan de slag met AI

Omarm AI als een reisgenoot op weg naar grotere impact. AI kan helpen bij het creëren van betekenisvolle ervaringen voor verschillende doelgroepen, waardoor zij zich loyaler aan de organisatie verbinden. Daarnaast biedt AI ook waardevolle mogelijkheden aan de kant van doelbesteding, zoals het analyseren van impactdata, verbeteren van processen en het efficiënter en effectiever inzetten van beschikbare middelen. Elke stap in de wereld van AI biedt een kans om te leren, te groeien en nieuwe mogelijkheden te ontdekken voor jouw organisatie. Begin klein, experimenteer en laat de opgedane ervaringen jouw pad wijzen. Met elke stap komt de toekomst een stukje dichterbij.

--

Dit artikel stond eerder in Vakblad fondsenwerving, jaargang 26, nummer 4, dat in december 2024 verscheen.