In deze tijd van het jaar vinden bij duizenden verenigingen (Nederland telt meer dan 30.000 sportverenigingen en 150.000 VvE’s) en ook bij veel stichtingen de jaarlijkse controles van de financiën door kascommissies plaats. In normale tijden gaan kascommissies veelal bij de penningmeester op bezoek en bekijken ze ter plaatse de administratie. Met het dringend advies van de regering om bezoek tot maximaal één persoon te beperken is het zaak om de controle op een alternatieve manier te organiseren.
Auteur: Maarten den Ouden
Bestuurders van vrijwilligersorganisaties zijn er langzamerhand al aan gewend: vergaderen via Zoom, MicrosoftTeams of een andere applicatie in plaats van vergaderen in het clubhuis of bij een bestuurslid thuis. Veel verenigingen houden binnenkort alweer voor de tweede maal een algemene ledenvergadering via beeldschermen.
Voor kascommissies is controle op afstand nieuw. De meeste controles vorig jaar konden nog plaatsvinden vóórdat de coronamaatregelen fysieke controles aan de keukentafel bij de penningmeester verhinderden.
PDF-bestanden voor controle van bankrekeningen
Een essentieel onderdeel van de controle van de jaarrekening van vrijwilligersorganisaties is het checken van de saldi van de betaal- en spaarrekeningen. En natuurlijk is het voor andere onderdelen van de controle ook belangrijk om de af- en bijschrijvingen op betaalrekeningen te kunnen raadplegen.
Bij alle banken is het mogelijk om een PDF-bestand van alle mutaties (af- en bijschrijvingen) en banksaldi te downloaden. De penningmeester kan het PDF-bestand downloaden en doorsturen naar de leden van de kascommissie. Daarmee heeft de kascommissie de beschikking over een origineel en volledig bestand.
Informatieplicht van het bestuur
In de praktijk hebben penningmeesters er soms moeite mee om ‘hun’ administratie af te geven aan kascommissieleden – maar bij het doorsturen van het PDF-bestand houdt de penningmeester zelf ook de beschikking over de gegevens dus van ‘afgeven’ is eigenlijk geen sprake. Vanzelfsprekend hebben leden van kascommissies geheimhoudingsplicht en uiteraard mag de informatie alleen gebruikt worden in het kader van de kascontrole.
Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 48 boek 2) is het bestuur van elke vereniging verplicht om desgewenst 'de boeken (…) en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen' aan de kascommissie.
De kascommissie zal moeten vaststellen dat het ontvangen PDF-bestand het originele bestand is, of met andere woorden, dat er geen wijzigingen door de penningmeester in zijn aangebracht. Er zijn in het verleden diverse penningmeesters betrapt die dagafschriften hadden vervalst of hadden laten verdwijnen om zo een gepleegde fraude te verhullen – ook bij controle op afstand blijft het zaak om bedacht te zijn op malversaties.
Gebruik de zoekfunctie!
Een groot voordeel van werken met een PDF-bestand van de bankmutaties is dat de kascommissie gebruik kan maken van de zoekfunctie (Ctrl+F) die in PDF-programmatuur is ingebouwd. Dat spaart veel tijd uit in vergelijking met de situatie dat de commissie alleen over papieren bankafschriften beschikt.
Een bedrag of de naam van een leverancier zoeken – dat is in een paar seconden klaar.
Alternatief: raadpleegfunctie
De controle kan soms efficiënter worden uitgevoerd als de kascommissie gedurende de tijd die nodig is voor de controle rechtstreeks toegang krijgt tot de betaalrekening. Uiteraard niet met de mogelijkheid om zelf overboekingen te doen, maar alleen met de mogelijkheid om de rekening te raadplegen. Daardoor kan gebruikt worden gemaakt van meer uitgebreide zoekfuncties dan bij controle door middel van een PDF-bestand mogelijk is.
De mogelijkheden om een raadpleegfunctie te gebruiken verschillen enigszins, afhankelijk van de bank. Internetbankieren bij ABN AMRO is net iets anders dan bij RABO of ING. Zo biedt bijvoorbeeld met ‘Rabo internetbankieren professional’ de mogelijkheid om de bevoegdheden van penningmeester, andere bestuursleden en dus ook van kascommissieleden in te stellen. En bij ABNAMRO (bij toegang met de e-dentifier) en ING kan de penningmeester toegang tot de rekening aan de kascommissie geven zonder dat de commissieleden overboekingen kunnen doen.
Het is dan niet alleen eenvoudig om transacties te zoeken, maar ook om selecties en tellingen te maken.
Boekhoudprogramma’s
Veel verenigingen en stichtingen maken gebruik van een online boekhoudprogramma en ook deze programma’s bieden mogelijkheden om aan bepaalde gebruikers al dan niet tijdelijk raadpleegbevoegdheden te geven.
Bij Verenigingen van Eigenaars is het de laatste jaren al niet meer ongebruikelijk om alle leden het gehele jaar door in staat te stellen de administratie te raadplegen en in zo’n geval kan natuurlijk ook de kascommissie daarvan een dankbaar gebruik maken.
Conclusie
Ook kascommissies kunnen in tijden van corona een goed gebruik maken van digitale mogelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Daardoor kunnen fysieke bijeenkomsten worden vermeden. Het noodzakelijke mondelinge overleg met de penningmeester kan per telefoon plaatsvinden. De koffievoorziening zal elk lid van de kascommissie dan zelf moeten regelen…
Kascommissiegids
In de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, uitgegeven door www.kascommissiegids.nl, staat uitgebreid beschreven hoe de controle onder normale omstandigheden kan worden gedaan en wat de aandachtspunten daarbij zijn.
--
drs. Maarten den Ouden is controlespecialist en bedrijfseconoom.
